Elektronische Rechnungen versenden und empfangen

Nein, eine digitale Rechnung ist nicht unbedingt eine elektronische Rechnung. Digitale Rechnungen können unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format oder gescannte Papierrechnungen sein. Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten XML-Datenformat.

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen: Alle Dokumente müssen Sie mindestens zehn Jahre archivieren. Die Rechnung muss im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden, ein PDF-Ausdruck oder Screenshot reicht dafür nicht aus.

Nein, das elektronische Handelsregister ist ein öffentliches Register, das Informationen über die wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen bereitstellt. 

Im digitalen Rechnungsprozess ist das Risiko eines Betruges äußerst gering, da alle Rechnungen elektronisch erfasst werden. Eine Rechnung kann nur weiterverarbeitet werden, wenn sie von der verantwortlichen Person freigegeben wird.

Zunächst sollte geprüft werden, ob der jeweilige Lieferant bereits zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist oder noch von den gesetzlichen Übergangsregelungen profitieren kann. Im B2B-Bereich dürfen Rechnungen in Papierform sowie bestimmte PDF-Rechnungen weiterhin verwendet werden – bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bis Ende 2026, bei Unternehmen mit einem Umsatz von höchstens 800.000 Euro sogar bis Ende 2027.

In der Praxis bedeutet dies, dass vorübergehend auch andere Rechnungsformate angenommen werden können. Unternehmen sollten jedoch klare interne Prozesse definieren, um den Eingang, die Prüfung und die revisionssichere Archivierung solcher Rechnungen sicherzustellen. Empfehlenswert ist zudem, Geschäftspartner frühzeitig über die bevorstehende Umstellung auf die E-Rechnung zu informieren, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Liegt ein Fehler im Format der E-Rechnung vor, wird das Dokument grundsätzlich nicht als gültige E-Rechnung anerkannt. Stattdessen handelt es sich lediglich um eine sonstige elektronische Rechnung. Solche Formatfehler können beispielsweise durch eine fehlerhafte XML-Struktur oder das Fehlen gesetzlich vorgeschriebener Angaben entstehen.

Ob die Rechnung dennoch genutzt werden kann, richtet sich nach den jeweiligen Umständen sowie den geltenden Übergangsbestimmungen. Aus praktischer Sicht ist es jedoch empfehlenswert, die fehlerhafte Rechnung zu berichtigen und anschließend in einem ordnungsgemäßen, den Vorgaben entsprechenden Format erneut zu übermitteln.

Die Umstellung erfolgt im Zuge der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich sowie der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Rechnungen schneller, sicherer und effizienter bereitzustellen und gleichzeitig die automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen zu ermöglichen.

Die Inhalte der Rechnung bleiben unverändert. Künftig erhalten Sie Rechnungen und ausgewählte Bankdokumente in einem elektronischen Format, das sowohl für die menschliche Ansicht als auch für die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware geeignet ist. 

Ja. Sie sollten prüfen, ob Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Außerdem empfehlen wir die Einrichtung bzw. Aktivierung Ihres E-Postfachs sowie die Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners innerhalb Ihres Unternehmens. 

Die Rechnung wird künftig in einem gesetzlich zulässigen elektronischen Format bereitgestellt.

Abhängig von den technischen Möglichkeiten erfolgt die Zustellung beispielsweise:

• per E-Mail,
• über einen definierten elektronischen Übertragungsweg,
• über bestehende Kundenportale,

Die genaue Ausgestaltung richtet sich nach den technischen Rahmenbedingungen und den gesetzlichen Anforderungen.

Durch die Nutzung des E-Postfachs entstehen in der Regel keine zusätzlichen Prozesskosten für den Rechnungsempfang. Vielmehr können Aufwände für Papierablage, Postbearbeitung und manuelle Erfassung reduziert werden.

Ja. Das E-Postfach bietet eine geschützte und nachvollziehbare Bereitstellung von Dokumenten. Im Vergleich zum klassischen Postversand oder unverschlüsselten E-Mails profitieren Unternehmen von einer höheren Prozesssicherheit und einem zentralen Dokumentenzugang.

Langfristig erfolgt die Umstellung auf digitale Prozesse. Ob und in welchem Umfang Papierdokumente weiterhin bereitgestellt werden, richtet sich nach den jeweiligen Produktbedingungen, regulatorischen Anforderungen und internen Prozessen der Bank.

Die gesetzlichen Anforderungen sehen vor, dass Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können müssen. Unser Ziel ist eine einvernehmliche Umstellung. Deshalb informieren wir Sie frühzeitig und unterstützen Sie bei allen notwendigen Schritten. Sollte keine Rückmeldung erfolgen, werden die weiteren Maßnahmen entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen geprüft. 

Sie profitieren von:

• schnellerem Dokumentenzugang,
• papierlosen Prozessen,
• automatisierter Rechnungsverarbeitung,
• geringeren Verwaltungsaufwänden,
• besserer Archivierung,
• höherer Transparenz und Nachvollziehbarkeit,
• Vorbereitung auf zukünftige digitale Anforderungen.

Ihr erster Ansprechpartner ist Ihr Firmenkundenberater. Darüber hinaus steht Ihnen die zuständigen Fachabteilung Zahlungsverkehr. Bei technischen oder organisatorischen Fragestellungen unterstützen wir Sie bei der Einführung und Nutzung der neuen Prozesse.